Uno degli inconvenienti principali del mondo lavorativo è la complessità delle nostre giornate: riunioni, distrazioni, stress e urgenze rendono a volte estremamente arduo riuscire a concentrarci sulle nostre attività con la necessaria tranquillità.

Come riuscire allora a semplificare la nostra giornata lavorativa?

Semplice! Elimina tutto ciò che non è essenziale e che ti impedisce di focalizzarti sulle tue attività.

Ecco alcuni semplici consigli per riuscirci:

1. Inizia presto. Recarsi presto in ufficio è uno degli stratagemmi più efficaci attraverso cui puoi semplificare e al contempo rendere più produttiva la tua giornata lavorativa. Trovarti in ufficio al mattino presto, quando intorno a te non ci sono ancora telefoni che squillano, email che arrivano e persone che parlano, ti consentirà di concentrarti in tranquillità sui tuoi compiti. Per l’ora in cui tutti gli altri saranno arrivati in ufficio, tu avrai già completato buona parte delle tue attività.

2. Limita le ore di lavoro. Sembra un paradosso, ma molte persone ritengono di essere altamente produttive sul lavoro semplicemente perché vi trascorrono 10-12 ore al giorno. E’ proprio il contrario: quando entriamo in ufficio con l’idea di rimanerci fino a tardi, tendiamo inevitabilmente a procastinare le nostre attività (“tanto ho tempo per farlo dopo”) e a cedere alle distrazioni. Prova invece a porre un limite alla tua presenza in ufficio e massimizza il tempo a tua disposizione concentrandoti sulle attività più importanti ed essenziali. I limiti ti spingeranno a ottimizzare la tua performance.

3. Fai una breve lista. Butta giù una lista di tutte le attività e i compiti che devi portare a termine, dopodiché individua le 2-3 cose che davvero hai bisogno di concludere il prima possibile. Fatto? Bene, ora concentrati solo su quelle 2-3 attività, una alla volta, e mantieni il focus su di esse ancor prima di controllare la tua posta elettronica o dedicarti ad altro.

4. Elimina le distrazioni. Quali sono le tue distrazioni più frequenti? Probabilmente leggere email personali, blog, sbirciare su Facebook e così via. Prova a stabilire un momento della giornata in cui dedicarti a queste attività, preferibilmente nel pomeriggio. Questo ti consentirà di dedicarti prima alle tue attività lavorative e poi alle tue distrazioni. Un’altra possibilità è alternare un’ora di lavoro con 10 minuti di “distrazioni”. Ma che siano 10 minuti 😉

5. Scrivi email più brevi. Molte persone perdono ore del proprio tempo per scrivere email. Non è necessario. Limita le tue mail a 3-4 frasi, non di più. Sii conciso e focalizzati esclusivamente sul messaggio che vuoi effettivamente trasmettere.

6. Limita le riunioni. Meno ne fai, più ne beneficia la tua produttività. Se devi farle, fai in modo che siano il più breve possibile. Alcuni manager di altissimo livello organizzano riunioni di 5 miunuti, motivo per cui ogni partecipante deve necessariamente essere breve e conciso, andando dritto al punto.

7. Elimina le scartoffie. Troppe carte in giro ti aiuteranno soltanto a complicarti la vita. Elimina tutte le scartoffie di cui non hai davvero bisogno. Sfrutta la possibilità di scannerizzare i documenti. Riduci all’essenziale le fotocopie e le stampe, ne beneficerà anche l’ambiente.

8. Metti in ordine la tua scrivania. Puoi farlo in pochi minuti. Inizia sgombrando completamente la tua scrivania. Ora riponi su di essa soltanto poche cose essenziali e necessarie. Tutto il resto deve essere riposto in un cassetto, gettato, restituito o riciclato. Mantieni in ordine la tua scrivania, ti aiuterà a concentrarti sulle tue attività.

9. Esci dall’ufficio. Se hai bisogno di concentrazione per dedicarti ad un compito importante e l’ambiente intorno a te è fonte di distrazione, allora prova a uscire dall’ufficio. Cerca una sala riunioni o una scrivania lontana dal rumore e focalizzati sulle tue attività. Sconnettiti da internet, non sbirciare le email e dedicati soltanto al lavoro che stai facendo fino a quando non lo avrai completato.

10. Prenditi degli intervalli. Ogni 30-40 minuti alzati dalla scrivania e prenditi una breve pausa. Fai 4-5 respiri profondi, cammina un pochino, stendi le braccia e le gambe. Sei ne hai la possibilità, esci all’aperto e prendi un pò di aria fresca.