Molti di noi svolgono professioni che richiedono un intenso utilizzo della posta elettronica.

Messaggi di lavoro, principalmente, ma anche email di amici e conoscenti, spam e altri messaggi più o meno indesiderati confluiscono con regolarità nella nostra inbox.

Con il risultato che la cartella della posta in arrivo è costantemente colma di messaggi e spesso non si ha la minima idea di dove iniziare per smaltire tutte le email. A volte ne conseguono confusione, stress e ansia.

Come riuscire allora a gestire in modo efficace la tua posta elettronica? Di seguito trovate alcuni suggerimenti che ho sperimentato per un pò di tempo e che oggi mi consentono di avere la mia inbox praticamente sempre vuota. Il che mi dà una piacevole sensazione di pace, calma e soddisfazione.

Ma non è stato sempre così. Fino a un pò di tempo fa, la mia cartella della posta in arrivo era sempre piena di messaggi. Molte email arrivavano, le leggevo, le lasciavo lì, aspettavo a rispondere, non le archiviavo e rimandavo a un momento indefinito la decisione di come gestirle. Il risultato era un caos che certamente non facilitava il mio lavoro, tutt’altro. Molte persone che conosco sono nella medesima situazione.

Ecco allora i miei consigli per una gestione zen delle tue email:

1) Non controllare ossessivamente la posta elettronica durante la giornata

L’ideale è controllare la tua inbox solamente due/tre volte al giorno, non di più. Se nel corso della tua giornata lavorativa controlli costantemente la posta elettronica o se hai l’impulso irrefrenabile di aprire un’email appena questa arriva, inevitabilmente sarai continuamente interrotto e distratto, incapace di concentrarti e focalizzarti sull’attività che stai svolgendo in quel momento.

2) Non controllare la posta elettronica come prima attività del giorno

Lo so, è una tentazione pressoché irrefrenabile quella di aprire la posta e vedere quante e quali email hai ricevuto. Ma farlo come prima attività del mattino è controproducente per due motivi. Innanzitutto ti terrà occupato a smaltire email per un pò di tempo proprio nel momento in cui sei più fresco, energico e presumibilmente più produttivo. Inoltre, e questo è l’aspetto più rilevante, le prime attività del mattino è consigliabile dedicarle a quelle 1-2 priorità che hai fissato per quella giornata e che è opportuno affrontare subito senza rimandarle ad un secondo momento. Non procrastinare, non rimandare le tue priorità per controllare la tua inbox.

3) Quando controlli la tua inbox, gestisci un’email per volta, decidendo immediatamente cosa farne

Prendi subito la decisione di come gestire ogni singolo messaggio:

a) Si tratta di pubblicità, spam o catene di Sant’Antonio? Cancellale immediatamente
b) Si tratta di una lunga email che devi semplicemente leggere per informazione? Archiviala in una cartella che denominerai DA LEGGERE oppure stampala per leggerla comodamente più avanti (magari mentre aspetti l’autobus).
c) Si tratta di un messaggio a cui puoi rispondere in uno o due minuti? Allora rispondi immediatamente. Non rimandare, altrimenti ti ritroverai presto con una sfilza interminabile di messaggi ancora in attesa di essere gestiti. Rispondi subito, con una breve frase, e poi archivia il messaggio.
d) Si tratta di un’email che richiede azione, tempo e concentrazione per essere gestita? Scrivi un appunto nella tua lista delle cose da fare e poi archivia il messaggio. Non lasciarlo nella Inbox, potrai tranquillamente ritrovarlo dopo quando dovrai svolgere l’attività correlata che hai inserito nella tua lista delle cose da fare.

Email Zen è questo: controlla le tue email due/tre volte al giorno (mai come prima cosa al mattino), decidi immediatamente cosa fare di ciascun messaggio e poi archivialo.

Semplice, no?